QM-Pilot 4.0 propose une mise à jour majeure avec une interface utilisateur entièrement repensée, une technologie moderne, de nouvelles fonctionnalités dans plusieurs modules ainsi que de nombreuses améliorations pour une utilisation quotidienne.
Nouvelles fonctionnalités
Général (tous les modules)
Nouvelle interface utilisateur (UI)
Interface utilisateur entièrement repensée
Suppression des tuiles distinctes pour les modes Consultation et Modification
Nouvelle page d'accueil des modules
Selon les droits de l'utilisateur, un commutateur permet de passer du mode Consultation au mode Modification
Navigation plus homogène et moderne dans l'ensemble du système
Interface plus claire et plus intuitive
Chat IA dans QM-Pilot (module optionnel)
Recherche intelligente dans le système de management
Recherche dans les processus, les documents et les risques
Identification des contenus pertinents avec synthèse claire et compréhensible
Reconnaissance automatique des responsabilités et des liens entre les informations
Prise en charge multilingue
Les questions peuvent être posées dans différentes langues
Les réponses sont fournies dans la langue de la demande
Il est possible de changer de langue au cours d'une même conversation
Assistance contextuelle
Explication des processus existants
Génération de suggestions d'amélioration des processus
Identification des risques potentiels dans les processus existants
Proposition de mesures et de contrôles appropriés
Assistance en matière de conformité et de protection des données
Résumé automatique de documents
Informations sur les obligations et les responsabilités
Génération de listes de contrôle
Création de modèles d'e-mails
Assistance à l'utilisation du système
Guides pas à pas
Explications des rôles et des autorisations
Aide à la navigation dans le système
Réponses structurées
Listes
Check-lists
Résumés
Structure claire des réponses
Mode sombre
Nouveau mode sombre pour l'interface utilisateur
Utilisation plus confortable dans un environnement peu éclairé
Réduction de la fatigue visuelle lors d'une utilisation prolongée
Apparence moderne
Affichage adapté aux préférences de chaque utilisateur
Nouveau widget du tableau de bord : Mes contenus
Nouveau widget dédié aux contenus personnels
Affichage de Mes processus, Mes documents et Mes risques
Disponible dans chaque module ou sous forme de vue globale
Accès plus rapide aux contenus personnels
Accès direct à la liste des tâches personnelles
Favoris dans l'en-tête
Les favoris sont désormais accessibles directement via l'icône en forme d'étoile dans l'en-tête
Accès en un clic
Navigation plus rapide vers les contenus fréquemment utilisés
Meilleure convivialité
Accès rapide sans passer par plusieurs niveaux de navigation
Centre de notifications
Les notifications envoyées par e-mail sont également disponibles directement dans QM-Pilot et sous forme de notifications de bureau
Accès via l'icône de notification dans l'en-tête
Vue centralisée de toutes les notifications
Traitement plus rapide des tâches en attente
Réduction de la dépendance aux e-mails comme unique canal d'information
Accès rapide aux confirmations de lecture en attente
Les confirmations de lecture en attente sont accessibles directement depuis une icône dans l'en-tête
Vue immédiate des éléments restant à confirmer
Suivi plus rapide
Meilleure transparence pour les utilisateurs
Accès simplifié aux obligations en attente
Vue étendue des tâches sur l'ensemble des modules
L'affichage agrandi des tâches présente désormais toutes les tâches de l'ensemble du système QM-Pilot
Les tâches ne sont plus limitées au module actuellement ouvert
Vue transversale de toutes les tâches en attente
Meilleure priorisation
Organisation du travail optimisée
Affichage amélioré des retours dans le tableau de bord
Les retours sont désormais affichés par module
Attribution plus claire des retours aux domaines concernés
Informations supplémentaires lors de l'ouverture du widget
Plus de détails directement disponibles dans le tableau de bord
Vue plus rapide des retours ouverts ou pertinents
Proposition automatique de numérotation
Activation possible d'une numérotation automatique des contenus
Gestion simplifiée des séquences de numéros
Réduction des saisies manuelles
Structure plus homogène
Cohérence renforcée dans la dénomination et l'organisation des contenus
Attribution automatique des numéros basée sur l'identifiant
Les numéros sont générés automatiquement à partir de l'identifiant de la base de données
Attribution unique et cohérente garantie
Les numéros attribués ne peuvent plus être modifiés manuellement
Nouveau champ de métadonnées : sélection multiple
Nouveau champ avec liste déroulante à sélection multiple
Aucun champ de texte supplémentaire requis
Saisie simplifiée
Sélection plus claire
Données plus homogènes
Meilleure exploitation des données dans les analyses
Visite guidée interactive
Une visite guidée accompagne les nouveaux utilisateurs à travers les principales fonctionnalités du système
Authentification des utilisateurs
Prise en charge de l'authentification basée sur OpenID (par exemple Microsoft Entra ID)
Intégration LDAP / Entra ID étendue avec synchronisation automatique des utilisateurs
Archivage ou suppression automatique, en option, des utilisateurs inactifs ou non autorisés
Extension de l'intégration Active Directory via SCIM
Authentification multifacteur (MFA)
Nouvelle authentification multifacteur pour la connexion
Protection renforcée contre les accès non autorisés
Niveau de sécurité accru
Conforme aux exigences modernes en matière de sécurité
Renforcement de la sécurité globale du système
Évolutions techniques
Nouvelle API REST basée sur Swagger pour une intégration simplifiée avec des systèmes tiers
Exécution plus fiable des tâches récurrentes (par ex. notifications par e-mail et synchronisation des utilisateurs) grâce à un système centralisé de gestion des tâches associé au service Windows QM-Pilot
Nouvelle architecture technologique basée sur .NET Core et React avec séparation claire entre le Frontend et l'API, garantissant davantage de sécurité et de pérennité
Nouvelle architecture multi-tenant assurant une exploitation évolutive, performante et facilement maintenable
Nouvel outil d'administration pour l'installation, la migration depuis la version 3.x ainsi que les mises à jour de l'application et de la base de données QM-Pilot
Page d'accueil personnalisable
La page d'accueil peut être adaptée individuellement
Mise en page et contenus entièrement personnalisables
Remplacement d'un collaborateur étendu
Le remplacement d'un collaborateur peut désormais être effectué pour l'ensemble des contenus de tous les modules
Masquage des modules
Tous les modules peuvent désormais être masqués individuellement via les rôles pour les utilisateurs disposant uniquement des droits de consultation
Il est ainsi possible de limiter l'accès en lecture à certains modules selon les besoins de l'organisation
Gestion des processus
Nouveaux éditeurs de processus
Nouvelles fonctionnalités de modélisation des processus
Nouvel éditeur de processus Flowchart
Nouvel éditeur BPMN
Design modernisé des éditeurs
Modélisation des processus plus rapide et plus intuitive
Assistance améliorée lors de la conception des processus
Création et maintenance des processus simplifiées
Import et export BPMN
Export des processus au format BPMN
Import des processus au format BPMN
Échange simplifié de modèles de processus
Meilleure collaboration avec des outils BPMN externes
Reprise plus rapide de modèles existants
Copier des éléments entre plusieurs processus
Les éléments d'un processus peuvent être copiés directement dans un autre processus depuis l'éditeur
Modélisation plus rapide de processus similaires ou liés
Réduction des doubles saisies
Réutilisation simplifiée des éléments de processus existants
Liens directs dans l'éditeur de processus
Lors de l'ajout d'un document, il est désormais possible d'insérer directement un lien
Il n'est plus nécessaire d'enregistrer préalablement ce lien dans la gestion documentaire
Intégration directe de contenus externes dans les processus
Plus grande flexibilité dans la conception des étapes de processus
Intégration plus rapide de ressources web ou externes
Liens directs dans les métadonnées
Les champs de métadonnées permettent désormais également d'enregistrer des liens directs
Aucun enregistrement préalable dans la gestion documentaire n'est nécessaire
Plus grande flexibilité pour documenter des informations complémentaires
Utilisation plus rapide de références externes
Gestion des risques et des opportunités
Nouveau module : Gestion des risques et des opportunités
Le module de gestion des risques a été étendu afin d'intégrer également les opportunités
Il est désormais possible de gérer aussi bien les risques que les opportunités
Lors de la création d'un élément, il est possible de choisir entre :
Risque
Opportunité
Les champs destinés aux opportunités peuvent être configurés indépendamment de ceux des risques
Une matrice spécifique aux opportunités est également disponible
Utilisation plus flexible du module
Meilleure prise en charge des exigences normatives et stratégiques
Gestion avancée des mesures
Une même mesure peut désormais être associée à plusieurs risques
Les mesures peuvent également être dupliquées
Meilleure gestion des activités liées entre elles
Réduction des doubles saisies
Vue d'ensemble améliorée des mesures liées aux risques
Système d'indicateurs par couleurs pour les risques et les opportunités
Nouveau système d'indicateurs visuels dans le module de gestion des risques
L'état est affiché directement dans l'arborescence des risques
Signification des couleurs :
Vert : tous les contrôles sont réalisés
Orange : un contrôle est encore en attente
Rouge : plusieurs contrôles sont encore en attente
Avantages :
Vue rapide de l'état d'avancement
Meilleure priorisation des actions à réaliser
Matrice commune des risques et des opportunités au niveau des dossiers
Tous les risques et opportunités d'un dossier sont affichés dans une matrice commune
Vue d'ensemble plus complète de l'environnement des risques et des opportunités
Analyse plus rapide des interactions globales
Facilite la priorisation et le pilotage au niveau stratégique
Extension de la matrice au format 10 × 10
Liens entre risques
Un même risque peut désormais être représenté plusieurs fois dans l'arborescence
Ce concept est appelé Lien de risque
Seul le risque d'origine doit être mis à jour
Toute modification est automatiquement répercutée sur toutes les représentations liées
Suppression des doubles maintenances
Meilleure représentation des risques transversaux
Affichage des risques bruts et résiduels dans la matrice des risques
La matrice permet désormais d'afficher aussi bien le risque brut que le risque résiduel
Meilleure visibilité de l'efficacité des mesures mises en œuvre
Comparaison directe entre la situation initiale et le risque résiduel
Facilite l'évaluation de l'efficacité des contrôles
Gestion de l'organisation
Anonymisation de l'organigramme
L'organigramme peut être anonymisé en un clic
Les collaborateurs sont masqués afin de permettre l'export d'une version générique
Couleur par défaut des cartes
Une couleur par défaut peut être définie pour les cartes de l'organigramme
Permet d'adapter facilement l'affichage à l'identité visuelle de l'organisation
Ordre d'affichage du nom et de l'unité organisationnelle
L'ordre d'affichage du nom du collaborateur et de son unité organisationnelle sur les cartes peut désormais être configuré
Gestion des audits
Téléchargement de fichiers dans les check-lists d'audit
Les réponses aux check-lists d'audit peuvent désormais être complétées par des pièces jointes pour chaque question ou exigence
Les constats d'audit peuvent ainsi être documentés non seulement sous forme de texte, mais également à l'aide de preuves ou de documents justificatifs
Meilleure traçabilité et documentation des résultats d'audit
Descriptions multilingues des types d'audit
Une description ou une définition peut être enregistrée pour chaque type d'audit dans la configuration
Ces descriptions peuvent désormais être gérées dans plusieurs langues
Meilleure prise en charge des organisations multilingues
Extension de la périodicité des audits
La périodicité des audits peut désormais être définie jusqu'à 4 ans
Nouveau champ « Analyse des causes » pour les mesures d'audit
Les mesures issues d'un audit disposent désormais d'un champ spécifique pour documenter l'analyse des causes
Il s'agit d'un champ standard intégré à QM-Pilot
Favorise une gestion structurée des actions correctives
Autorisation spécifique pour les auditeurs
Un nouveau droit d'accès permet d'autoriser les utilisateurs à intervenir en tant qu'auditeurs dans le module de gestion des audits
Gestion des événements et des mesures
Impression des événements et des mesures
Les événements et les mesures peuvent désormais être exportés au format PDF avec l'ensemble des informations enregistrées
Facilite la documentation, l'archivage et le partage
Autorisation des déclarations anonymes selon le type d'événement
Il est désormais possible de définir, pour chaque type d'événement, si les déclarations anonymes sont autorisées
Plus grande flexibilité pour les processus de signalement confidentiels
Affichage des événements ouverts dans les tâches personnelles
Les événements non clôturés apparaissent automatiquement dans la liste des tâches du responsable
Meilleure visibilité des événements en attente
Suivi facilité des actions à réaliser
Publication des événements
En plus des mesures, les événements peuvent désormais être publiés en mode Consultation
La publication est contrôlée au moyen d'un indicateur dédié
Les droits de publication tiennent compte des autorisations définies par groupe
Améliorations
Fonction de rappel étendue
Les rappels concernant les révisions et les mises à jour ont été étendus
En plus du premier rappel, un deuxième rappel peut désormais être configuré
Meilleur suivi des tâches en attente
Réduction du risque d'oublier des révisions importantes
Affichage étendu des tâches dans le tableau de bord
Les éléments ayant le statut Brouillon peuvent désormais être affichés dans les tâches du tableau de bord (fonction configurable)
S'applique aux modules :
Gestion des processus
Gestion documentaire
Gestion des risques et des opportunités
Avantages :
Vue plus complète des travaux en cours
Visibilité plus précoce des contenus nécessitant une intervention
Amélioration du remplacement des collaborateurs
Le remplacement d'un collaborateur prend désormais également en compte les mesures de tous les modules
Transfert plus complet des responsabilités
Réduction du risque de perdre des tâches lors d'un changement de personnel
Meilleure traçabilité des responsabilités
Affichage personnalisable des tableaux
La largeur des colonnes peut désormais être adaptée dans tous les tableaux
Les préférences de l'utilisateur sont automatiquement enregistrées
Environnement de travail plus personnalisé
Meilleure lisibilité selon les besoins
Utilisation quotidienne plus confortable
Présentation améliorée des mesures et des contrôles
Présentation optimisée des mesures
Présentation optimisée des contrôles
Meilleure vue d'ensemble
Navigation plus rapide
Suivi et traitement simplifiés
Contenus archivés
Les contenus archivés, tels que les données de référence ou les documents, ne sont plus proposés dans les listes de sélection de l'éditeur de processus ni dans les champs de métadonnées
Listes de sélection plus claires et plus pertinentes
Modernisation des vues d'ensemble
Les vues d'ensemble ont été entièrement modernisées
Cette amélioration concerne :
Gestion des processus
Gestion documentaire
Gestion des risques et des opportunités
Avantages :
Présentation graphique moderne
Meilleure lisibilité
Navigation plus intuitive
Expérience utilisateur optimisée
Fonction de recherche optimisée
Recherche multilingue avec reconnaissance des racines des mots pour des résultats plus précis
Pondération améliorée des résultats afin d'afficher les informations les plus pertinentes
Présentation enrichie des résultats, incluant les dossiers parents
Navigation et orientation facilitées dans les résultats de recherche
Améliorations – Gestion de l'organisation
Curseur de zoom
Un curseur de zoom a été ajouté sur le côté de l'organigramme
Il permet d'agrandir ou de réduire facilement l'affichage des structures organisationnelles de grande taille